Hos Kultur og Sekretariat søger vi en kollega, som kan og vil varetage sekretariatsfunktion for direktør for By, Land og Kultur.
Stillingen er på fuld tid og med tiltrædelse snarest muligt.
Om jobbet Som vores nye kollega bliver du en del af et team, hvor der altid er plads til sparring, opbakning og understøttelse fra erfarne kolleger. Du får afvekslende opgaver og faglige udfordringer.
Dine faste arbejdsopgaver vil bestå af:
- Mødebooking/kalenderstyring
- Servicefunktion, herunder printe, mødeforplejning, hente gæster, skaffe IT-udstyr, hente kontorartikler, købe gaver/blomster mv.
- Sekretær for FællesMED By, Land og Kultur
- GDPR-arbejdsgruppe og aktindsigter
- Personale-, leder- og chefmøder – dagsordener, referater og opfølgning
- Udarbejde præsentationer
- Oprette sager og journalisering i Acadre
- Godkende kørsel og fravær i Opus
- Kortlægge sagsforløb i forskellig sammenhæng og udarbejde notater
- Kontaktlister til udvalgsmøder
- Post og team-telefon
- Understøttelse af hegnssyn
- Superbruger af Acadre
- Deltage ved fintælling til valg
- Evt. elevansvarlig.
I Kultur og Sekretariatet servicerer vi borgere, kolleger samt Medborgerskab, Kultur og Beskæftigelsesudvalget. Vi understøtter også samarbejdspartnere, foreninger, kulturaktører og lokalråd i arbejdet med udvikling af musik, biblioteker, fritid, folkeoplysning, idræt, kultur, levende bymidter, events, lokalsamfund og det aktive medborgerskab. Kultur og Sekretariatet har desuden et særskilt ansvar med at varetage en sekretariatsfunktion på forskellige områder.
Du vil indgå i en ledelsesunderstøttende sekretariatsfunktion, som også er en del af Kultur og Sekretariat. Opgaverne vil primært komme fra direktøren for By, Land og Kultur, afdelingsleder for Kultur og Sekretariat.
Hvem er du
- Du er kontoruddannet eller lignende og er god til at formulere dig mundtligt og skriftligt på dansk.
- Du har måske erfaring med en sekretariatsfunktion og erfaring fra kommunalt regi.
- Du er god til at have mange og forskellige bolde i luften.
- Du har nemt ved at danne dig overblik og overholde deadlines.
- Du er mødestabil og trives i fysisk tilstedeværelse på kontoret.
- Du er struktureret og har altid et smil i stemmen, når du samarbejder med kolleger og talermed borgere.
- Du har let ved at sige til og fra i perioder, hvor opgaverne er mange eller få.
- Du er ikke bange for at kaste dig over nye opgaver og løse opgaver med kort varsel.
- Du kan prioritere eller er ikke bange for at bede om hjælp til dette.
- Du er lærernem og har flair for IT, hvor det kan være en fordel, hvis du allerede har kendskab til IT-systemer som Microsoft Office pakken, KMD-systemer og Acadre.
- Du kan gennemskue budgetter og regnskaber og kan bruge de mest grundlæggende funktioner i Excel.
- Du trives i at have en nøgleposition, hvor arbejdet der udføres ikke altid er synligt, velvidende at det er uundværligt for at driften kan fungere.
Du får en tæt berørings- og samarbejdsflade med kolleger på tværs af den kommunale administration.
Løn og ansættelsesvilkår Stillingen er organisatorisk placeret i Kultur og Sekretariat med reference til afdelingsleder Henrik Louring. Arbejdssted er Assens Rådhus og som udgangspunkt med fuld tilstedeværelse.
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med tiltrædelse hurtigst muligt.
Løn og ansættelsesvilkår sker efter gældende overenskomst. Straffeattest skal indhentes, før ansættelse skal finde sted.
Vil du vide mere Er du interesseret i stillingen, opfordrer vi dig til at kontakte afdelingsleder for Kultur og Sekretariat Henrik Louring på tlf.: 40 74 40 78.
Ansøgningsfristen er den 16. maj 2025. Samtaler gennemføres den 22. maj 2025.
Du bedes vedlægge CV og referenceliste til din ansøgning.
Vi glæder os til at høre fra dig!
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Assens Kommune
-Virksomheden tilbyder:
dagarbejde
-Arbejdsgiver:
Assens Kommune, Rådhus Allé , 5610 Assens
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 16-05-2025;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/10fc371b-bbd3-4be1-9f7d-21a6e3ff58d7
